Módulo 5 · Odoo desde cero

Lección 5.1 · Alta y arquitectura de Odoo

Dos minutos para existir, una tarde para estar bien

Dar de alta Odoo Online lleva dos minutos. Configurarlo bien desde el principio (empresa, documentos, usuarios, roles) lleva una tarde, y es lo que evita arrastrar errores durante años. Esta lección es esa tarde.

Antes de dar de alta

El alta (Odoo Online)

1. Entra en odoo.com y pulsa Prueba gratis (o odoo.com/trial).
2. Nombre de la empresa, correo de la empresa, país España, idioma español.
3. Elige una aplicación para empezar: Contactos o CRM según tu lista.
4. Odoo crea tu base de datos con una dirección del tipo tu-empresa.odoo.com y te lleva dentro.

Con una sola aplicación es gratis para siempre. Al instalar la segunda empieza un periodo de prueba de 15 días; después se contrata por usuario y mes (plan Estándar: todas las aplicaciones). El pago se hace desde el panel de Odoo; es un cargo recurrente con tarjeta que hace el administrador.

Ajustes de la empresa

Ajustes → Empresas → tu empresa:

• Nombre, CIF, dirección completa, teléfono, correo, web.
• Logo.
• Moneda: EUR. Idioma: español. Formato de fecha: dd/mm/aaaa.

Ajustes → Diseño de documentos: el formato de presupuestos y facturas: plantilla, logo, colores de la empresa, tipografía, pie con los datos legales y las condiciones. Comprueba el resultado con «Vista previa». Todo lo que pongas aquí sale en cada documento que Odoo genere.

Ajustes → General: zona horaria (Europe/Madrid), correo saliente (Odoo Online lo trae configurado; si quieres que los correos salgan con tu dominio, se configura el dominio en Ajustes → Correo, con los registros que Odoo indica en tu proveedor de dominio).

Usuarios y roles

Reglas:

• Un usuario por persona, nunca compartidos. Odoo registra quién hizo cada cosa; con usuarios compartidos se pierde.
• Permisos por aplicación: administración ve Facturación; comerciales ven CRM y Ventas; técnicos ven Proyectos. Se asignan en Ajustes → Usuarios → derechos de acceso.
• Verificación en dos pasos en cada usuario (Preferencias → Seguridad de la cuenta).
• La IA tendrá su propio acceso en el módulo 6, con una clave de API acotada, no con el usuario de una persona.

TRAMO TÉCNICO · Empresas, sitios web y dominio

• Varias empresas: un solo Odoo puede llevar varias sociedades (Ajustes → Empresas → Nueva). Cada usuario ve las que se le asignen; facturación y contabilidad son separadas.
• Varios sitios web: con la aplicación Sitio web, se pueden crear varios (por ejemplo, la web corporativa y una tienda), cada uno con su dominio y diseño, sobre los mismos datos.
• Dominio propio: en vez de tu-empresa.odoo.com, gestion.tuempresa.com o www.tuempresa.com. Se configura en el panel de suscripción de Odoo («Configurar DNS») y con un registro CNAME en tu proveedor de dominio. Requiere plan de pago. El certificado de seguridad es automático.
• Sesión por dominio: si usas dominio propio, la sesión iniciada en tu-empresa.odoo.com no vale para gestion.tuempresa.com; cada dominio pide iniciar sesión.

Instalar las aplicaciones en orden

Menú Aplicaciones, una a una, en el orden de tu lista: Contactos, CRM, Ventas, Facturación, Proyectos o Inventario, Compras. Cada instalación tarda un minuto.

No instales lo que no vayas a usar este mes: cada aplicación es algo más que aprender, configurar y mantener. Las demás (Marketing, Sitio web, eLearning, Empleados, Documentos, Firma) se instalan cuando lleguen sus lecciones.

Errores frecuentes

• Dar de alta con el correo personal. Cambiarlo después es engorroso.
• Saltarse el diseño de documentos y mandar la primera factura con el formato por defecto.
• Compartir un usuario entre varias personas.
• Instalar quince aplicaciones el primer día.
• Olvidar la zona horaria y el formato de fecha.

Resumen de la lección

Alta con el correo de la empresa, ajustes completos con logo y diseño de documentos, un usuario por persona con su rol y doble factor, y las aplicaciones de la lista en orden. En la siguiente lección, contactos: el dato único de clientes.

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